Aufgabenmanagement im Mittelstand: Warum der beste Funktionsumfang nicht immer die beste Wahl ist.

In der modernen Arbeitswelt sind Aufgabenmanagement-Tools unverzichtbar, um Teams zu koordinieren, Projekte effizient zu steuern und die Produktivität zu steigern. Gerade im Kontext der Vertriebsautomatisierung spielen sie eine zentrale Rolle, da sie helfen, Arbeitsprozesse zu strukturieren und Engpässe zu vermeiden. Besonders im Mittelstand, wo oft mit begrenzten Ressourcen gearbeitet wird, ist die Wahl des richtigen Tools entscheidend. Doch welche Lösung eignet sich am besten? Microsoft Planner und Trello gehören zu den bekanntesten Anwendungen in diesem Bereich. Während Trello für seine flexiblen Anpassungsmöglichkeiten und umfangreichen Automatisierungsfunktionen geschätzt wird, überzeugt Microsoft Planner durch die nahtlose Integration in die Microsoft 365-Welt. Doch bedeutet mehr Funktionalität automatisch die bessere Wahl? Dieser Beitrag beleuchtet die Stärken und Schwächen beider Tools und zeigt anhand eines Praxisbeispiels, warum der Funktionsumfang allein nicht immer das ausschlaggebende Kriterium ist.

Die Wahl eines Aufgabenmanagement-Tools sollte nicht nur auf Basis einzelner Features getroffen werden. Vielmehr spielen mehrere Faktoren eine Rolle, die sich je nach Unternehmen unterschiedlich gewichten lassen. Eine zentrale Frage ist die Integration in bestehende Systeme. Gerade Mittelständler haben oft bereits eine digitale Infrastruktur, die beachtet werden muss.

Ein weiteres wichtiges Kriterium sind die Automatisierungsmöglichkeiten: Lassen sich wiederkehrende Aufgaben automatisch anlegen? Können Workflows effizienter gestaltet werden? Auch Benutzerfreundlichkeit und Zugänglichkeit sind entscheidend – ein Tool muss sowohl am Desktop als auch mobil nutzbar sein und intuitiv bedienbar bleiben. In Zeiten verschärfter Datenschutzrichtlinien ist zudem die DSGVO-Konformität ein zentrales Auswahlkriterium.

Schließlich spielt auch die Kostenstruktur eine Rolle: Welche Lösung bietet das beste Preis-Leistungs-Verhältnis?

Microsoft Planner ist ein Aufgabenmanagement-Tool, das vollständig in die Microsoft 365-Suite integriert ist. Unternehmen, die bereits mit Microsoft-Produkten wie Outlook, Teams oder SharePoint arbeiten, profitieren von dieser tiefen Verzahnung. Nutzer können Aufgaben in sogenannten Buckets organisieren, Labels zuweisen und den Fortschritt im Team nachverfolgen.

Die größte Stärke von Planner liegt in seiner Integration. Aufgaben lassen sich direkt aus Microsoft Teams heraus anlegen, und durch die Verbindung mit Outlook entstehen automatische Erinnerungen. Die Zugänglichkeit ist durch die Verfügbarkeit als Web-App sowie mobile App ebenfalls gewährleistet. Besonders wichtig für Unternehmen mit hohen Datenschutzanforderungen: Die Speicherung der Daten erfolgt in EU-Rechenzentren, was die Einhaltung der DSGVO erleichtert.

Allerdings hat Planner auch Einschränkungen. Die Automatisierungsfunktionen sind im Vergleich zu anderen Tools begrenzt. Zwar lassen sich über Power Automate einige Workflows definieren, doch diese erfordern zusätzlichen Konfigurationsaufwand. Auch in puncto Flexibilität ist Planner weniger anpassbar als andere Lösungen.

Trello setzt auf ein visuelles Kanban-Board-System, bei dem Aufgaben in Listen und Karten organisiert werden. Die Bedienung ist intuitiv, und die Flexibilität des Tools ermöglicht eine Anpassung an nahezu jeden Workflow. Besonders stark ist Trello in Sachen Automatisierung: Die integrierte „Butler“-Funktion erlaubt es, Regeln für wiederkehrende Aufgaben, Label-Zuweisungen oder Sortierungen festzulegen. Zudem gibt es zahlreiche Integrationen mit Drittanbieter-Tools wie Slack, Google Drive oder Jira.

Ein Nachteil von Trello liegt in der Datenspeicherung. Da die Serverstandorte nicht ausschließlich in der EU liegen, gibt es Unsicherheiten bezüglich der DSGVO-Konformität. Unternehmen, die großen Wert auf Datenschutz legen, müssen daher abwägen, ob Trello für sie in Frage kommt. Zudem ist Trello in der kostenlosen Version funktional eingeschränkt – viele erweiterte Features sind nur in den kostenpflichtigen Tarifen verfügbar.

Ein mittelständisches Unternehmen stand vor der Entscheidung, ein neues Aufgabenmanagement-Tool einzuführen. Die wichtigsten Anforderungen umfassten:

• Einfache Integration in die vorhandene Microsoft 365-Infrastruktur
• Hohe Automatisierungsfähigkeit
• DSGVO-konforme Datenspeicherung
• Unterstützung für mehrere Benutzer
• Intuitive Bedienung

Nach einer gründlichen Evaluierung kamen Trello und Microsoft Planner in die engere Auswahl. Trello überzeugte durch seine herausragenden Automatisierungsfunktionen und die Flexibilität in der Gestaltung von Workflows. Microsoft Planner hingegen punktete mit seiner tiefen Integration in die bestehende Microsoft 365-Umgebung sowie der sicheren Datenspeicherung in der EU.

Letztendlich fiel die Wahl auf Microsoft Planner, da Datenschutz und Integration die entscheidenden Kriterien waren. Auch wenn Trello funktional mehr zu bieten hatte, war die nahtlose Einbindung in bestehende Prozesse und die DSGVO-Konformität für das Unternehmen wichtiger als die umfangreicheren Automatisierungsoptionen von Trello.

Um die fehlenden Automatisierungsfunktionen von Planner auszugleichen, wurde Power Automate als ergänzende Lösung implementiert. Dies ermöglichte es, wiederkehrende Aufgaben anzulegen, Prozesse zu automatisieren und Workflows an spezifische Anforderungen anzupassen. Zwar war die Konfiguration aufwendiger als bei Trello, doch die Kombination aus Planner und Power Automate stellte eine praktikable Lösung dar, um sowohl die Unternehmensrichtlinien als auch den Wunsch nach Effizienzsteigerung zu erfüllen.

Neben Microsoft Planner und Trello gibt es weitere Lösungen, die je nach Unternehmensanforderungen interessant sein könnten:

• Asana: Starke Projektmanagement-Funktionen mit flexiblen Workflows
• ClickUp: Umfangreiche Anpassungsmöglichkeiten mit Zeiterfassung und Dokumentenmanagement
• Monday.com: Visuell ansprechende Oberfläche mit vielen Vorlagen
• MeisterTask: Einfache, intuitive Benutzeroberfläche mit Kollaborationsfunktionen
• Factro: DSGVO-konforme Lösung mit Datenhaltung in Deutschland

Mein Vergleich konzentrierte sich bewusst nur auf die Tools Trello und MS Planner. Die Entscheidung, die beiden Tools näher zu betrachten, basierte auf zwei zentralen Faktoren: Erstens war Microsoft 365 in dem betrachteten Unternehmen bereits fest etabliert, sodass die Integration von MS Planner naheliegend war. Zweitens wurde Trello als eines der bekanntesten und meistgenutzten Aufgabenmanagement-Tools ausgewählt, insbesondere aufgrund seiner starken Automatisierungsfunktionen.

Die Wahl eines Aufgabenmanagement-Tools sollte auf die individuellen Bedürfnisse des Unternehmens abgestimmt sein. Während Trello mit seinen Automatisierungsfunktionen und der hohen Flexibilität überzeugt, bietet Microsoft Planner klare Vorteile in puncto Integration und Datenschutz.

Die Fallstudie zeigt, dass ein umfassender Funktionsumfang nicht immer ausschlaggebend ist. Vielmehr müssen Unternehmen abwägen, welche Kriterien für sie entscheidend sind – sei es Datenschutz, Integration in bestehende Systeme oder Automatisierungsoptionen. Besonders im Kontext der Einführung und Optimierung von CRM-Systemen spielt ein leistungsfähiges Aufgabenmanagement eine wichtige Rolle. Die Implementierung solcher Tools im Vertrieb trägt zur Vertriebsautomatisierung bei, indem sie die Koordination von Aufgaben des Vertriebsteams erleichtert, die nicht direkt mit Leads oder Deals in den Sales-Pipelines verknüpft sind. Eine durchdachte Aufgabenverwaltung innerhalb eines CRM-Systems oder als ergänzendes Tool kann dazu beitragen, Vertriebsprozesse effizienter zu gestalten und somit den langfristigen Erfolg des Unternehmens zu sichern.