Excel Konfigurator für die Angebotskalkulation – ein pragmatischer Ansatz

Produkte mit zahlreichen Ausprägungen stellen viele Unternehmen vor eine zentrale Herausforderung: Wie lassen sich individuelle Kundenanforderungen systematisch erfassen und zuverlässig in die Angebotskalkulation überführen?

Ein Produktkonfigurator kann hier ein wirkungsvolles Mittel sein, um Varianten strukturiert abzubilden und die Angebotserstellung zu vereinfachen. Eine Möglichkeit, diesen Ansatz ohne großen technischen Aufwand umzusetzen, ist die Nutzung eines Excel Konfigurators. Die hier vorgestellte Datei bietet einen systematischen Einstieg – vollständig auf Excel-Basis, ohne externe Tools oder Schnittstellen.

Der Excel Konfigurator unterstützt bei der strukturierten Zusammenstellung von Produktvarianten und übernimmt die grundlegende Kalkulation einzelner Ausprägungen. Die Anwendung eignet sich besonders als Proof-of-Concept, um Konfigurationslogiken sichtbar zu machen und Variantenstruktur überhaupt erst greifbar zu modellieren.

Dabei steht nicht die Automatisierung im Vordergrund, sondern das Verständnis für die interne Produktstruktur sowie die Vorbereitung auf zukünftige Digitalisierungsschritte im Vertriebsprozess.

Die Excel-Datei ist modular aufgebaut und gliedert sich in vier zentrale Ebenen:

• Produkt: Die oberste Ebene beschreibt ein Produkt (z. B. „Mountainbike“) mit Artikelnummer und Grundpreis. Aktuell sind bis zu 50 Produkte hinterlegbar.
• Sektion: Jedes Produkt kann in bis zu zehn Sektionen unterteilt werden – z. B. „Rahmen“, „Lenker“, „Schaltung“.
• Element: Innerhalb jeder Sektion stehen beliebig viele Elemente zur Auswahl (z. B. „Lenker gerade“, „Lenker gebogen“, „Lenker Carbon“), jeweils mit eigener Bezeichnung und Preis.
• Konfiguration: Im Haupt-Reiter („Konfigurator“) wählt die Anwenderin oder der Anwender per Dropdown aus den vordefinierten Sektionen und Elementen. Rechts daneben wird automatisch eine vollständige Konfiguration mit Summenpreis erzeugt.

1. Produktpflege (Reiter „Produktanlage“):
   Hier werden Produkte, Sektionen und Elemente inklusive Preisangaben eingetragen. Wichtig ist dabei die korrekte Zuordnung: Jedes Element muss eindeutig einem Produkt und einer Sektion zugewiesen werden.
2. Konfiguration (Reiter „Konfigurator“):
   Der Nutzer wählt pro Zeile ein Produkt sowie die zugehörigen Optionen. Die fertige Konfiguration erscheint automatisch im rechten Bereich („Ihre Konfiguration“).
3. Ausdruck (Reiter „Ausdruck Konfiguration“):
   Die erstellte Konfiguration kann druckfertig als PDF exportiert oder versendet werden – beispielsweise zur internen Weiterverarbeitung oder zur ersten Kundenabstimmung.
4. Berechnungstabellen:
   Die Reiter „Sektionsfilter“, „Elementfilter“ und „Dropdown“ enthalten vorberechnete Hilfslogik und sollten nicht verändert werden.

Der hier vorgestellte Excel Konfigurator ersetzt kein professionelles Konfiguratorsystem. Er ist bewusst einfach gehalten und eignet sich vorrangig als Einstieg oder Übergangslösung.
Im Rahmen einer ganzheitlichen Vertriebsautomatisierung übernimmt ein Konfigurator jedoch eine zentrale Funktion: Er bildet die Angebotslogik ab, reduziert Fehlerquellen und beschleunigt die Kalkulation – insbesondere bei Produkten mit hoher Variantenvielfalt.

Ein Excel-basierter Ansatz kann dabei helfen, interne Logiken zu verstehen, Anforderungen zu klären und die Grundlagen für spätere digitale Lösungen zu schaffen. Als solche fungiert die Excel-Vorlage als Testumgebung für Denkmodelle, nicht als langfristiges Werkzeug im Tagesgeschäft.

Die bereitgestellte Excel-Datei kann frei verwendet und an individuelle Anforderungen angepasst werden. Wer die Datei erweitert oder optimiert, ist herzlich eingeladen, die angepasste Version zur Verfügung zu stellen.
Gerne veröffentliche ich sinnvolle Ergänzungen – sofern möglich – auch direkt hier im Beitrag.

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