Ein überfülltes E-Mail-Postfach ist nicht nur ein Ärgernis, sondern auch ein Effizienzkiller im Vertrieb. Gerade Unternehmen erhalten täglich unzählige Nachrichten – von automatisierten Bestätigungen über Newsletter bis hin zu System-Mails, die keinen direkten Handlungsbedarf erfordern. Doch anstatt wertvolle Zeit mit dem manuellen Löschen dieser Mails zu verschwenden, lässt sich dieser Prozess automatisieren. Als Teil der Vertriebsautomatisierung sorgt eine smarte E-Mail-Bereinigung dafür, dass nur wirklich relevante Nachrichten Ihre Aufmerksamkeit erfordern. In diesem Beitrag stelle ich ein bewährtes PHP-Skript vor, mit dem sich alte E-Mails automatisch löschen lassen – effizient, unkompliziert und ganz ohne zusätzlichen Aufwand.

Warum sollten Sie alte E-Mails automatisch löschen?

Die regelmäßige Bereinigung des E-Mail-Postfachs bringt mehrere Vorteile:

• Mehr Ordnung im Posteingang – Kein mühsames manuelles Löschen mehr

• Entlastung des Mailservers – Reduzierter Speicherverbrauch und schnellere Ladezeiten

• Bessere Übersichtlichkeit – Wichtige E-Mails gehen nicht in der Masse unter

• Zeitersparnis – Kein Aufwand für manuelle Aufräumarbeiten

Viele meiner Kunden nutzen dieses einfache Skript, um E-Mails automatisch zu löschen, die älter als 30 Tage sind. Selbstverständlich lässt sich dieser Zeitraum individuell anpassen.

Skript zum automatischen Löschen alter E-Mails

<?php
$imapMailbox = 'imap.example.com:993/imap/ssl'; // Ihr Mailserver
$imapUsername = 'info@example.com'; // Ihre E-Mail-Adresse
$imapPassword = 'IhrPasswort'; // Ihr Passwort
$deleteTime = 30; // Anzahl der Tage, nach denen E-Mails gelöscht werden

date_default_timezone_set('Europe/Berlin');

$del = time() - ($deleteTime * 24 * 60 * 60);

$mbox = imap_open($imapMailbox, $imapUsername, $imapPassword)
or die("can't connect: " . imap_last_error());

$emails = imap_search($mbox, 'BEFORE ' . date('d-M-Y', $del));

if ($emails) {
    foreach ($emails as $email_number) {
        imap_delete($mbox, $email_number);
    }
    imap_expunge($mbox);
}

imap_close($mbox);

Download des PHP-Skriptes zum Löschen von E-Mails

delete.php.zip (aktuell nicht möglich) -> Copy&Paste des Codes direkt aus diesem Artikel

Wie funktioniert das Skript?

• Verbindung mit dem E-Mail-Postfach über IMAP

• Suche nach E-Mails, die älter als X Tage sind

• Löschen der gefundenen E-Mails

• Bereinigung des Postfachs, um Speicherplatz freizugeben

Dieses Skript ist ideal, wenn Sie regelmäßig E-Mails automatisch löschen möchten, ohne manuell in das Postfach eingreifen zu müssen.

E-Mails automatisch löschen ohne Programmierung – Alternativen

Falls Sie keine Programmierkenntnisse haben oder das Skript nicht selbst hosten möchten, gibt es auch No-Code-Alternativen, die ähnliche Funktionen bieten:

• Zapier – Automatisierte Workflows für das Verschieben oder Löschen von E-Mails

• Microsoft Power Automate – Individuelle Regeln zur E-Mail-Verarbeitung

• Make (ehemals Integromat) – Flexible E-Mail-Automatisierungen

Diese Tools ermöglichen es, ohne eigenen Server alte E-Mails automatisch zu löschen oder individuelle E-Mail-Workflows zu erstellen.
Falls Sie Unterstützung bei der Einrichtung oder einer maßgeschneiderten Automatisierung für Ihr Unternehmen benötigen, stehe ich Ihnen gerne zur Seite.

Erweiterungsmöglichkeiten für das Skript

Das Skript kann an viele Anwendungsfälle angepasst werden:

• Bestimmte E-Mails in Unterordner verschieben statt löschen

• Nur E-Mails von bestimmten Absendern bereinigen

• Anhänge speichern, bevor die E-Mail gelöscht wird

• Automatische Archivierung alter Nachrichten in einem Backup-Ordner

Haben Sie weitere Ideen? Schreiben Sie einen Kommentar und lassen Sie uns gemeinsam das Skript optimieren!

Fazit – Warum lohnt es sich, E-Mails automatisch zu löschen?

Die Automatisierung der E-Mail-Bereinigung spart Zeit, reduziert Speicherplatzprobleme und sorgt für mehr Übersichtlichkeit im Postfach. Mit dem vorgestellten Skript oder alternativen No-Code-Lösungen wie Zapier können Sie ganz einfach alte E-Mails automatisch löschen und sich auf die wirklich wichtigen Nachrichten konzentrieren.

Nutzen Sie bereits eine solche Automatisierung? Ich freue mich auf Ihre Erfahrungen und Verbesserungsvorschläge in den Kommentaren!